Tyto zásady popisují, jak jsou zpracovávány osobní údaje v rámci služby Sousedomat, která slouží ke správě údajů o domech, bytech, vlastnících, nájemnících, obyvatelích, schůzích, dokumentech a související agendě SVJ nebo bytových družstev.
Službu Sousedomat provozuje:
CalmBit s.r.o.Ve vztahu k údajům vedeným v aplikaci Sousedomat vystupuje konkrétní SVJ nebo bytové družstvo jako správce osobních údajů.
Společnost CalmBit s.r.o. vystupuje jako zpracovatel osobních údajů, protože údaje zpracovává pouze za účelem poskytování, provozu, údržby a podpory služby Sousedomat.
Správce osobních údajů určuje, jaké údaje do systému vloží, za jakým účelem je používá a komu k nim umožní přístup.
V aplikaci Sousedomat mohou být podle nastavení konkrétního SVJ nebo bytového družstva zpracovávány zejména tyto údaje:
Sousedomat není určen ke zpracování zvláštních kategorií osobních údajů, například údajů o zdravotním stavu, politických názorech, náboženském vyznání nebo podobně.
Osobní údaje jsou v aplikaci zpracovávány zejména za účelem:
Právní základ zpracování určuje vždy konkrétní správce osobních údajů, tedy SVJ nebo bytové družstvo.
Typicky může jít zejména o:
K osobním údajům mají přístup pouze osoby, kterým správce, tedy SVJ nebo bytové družstvo, přístup umožní.
Typicky může jít o:
CalmBit s.r.o. nepoužívá údaje uložené v aplikaci pro vlastní marketingové účely a nepředává je třetím osobám, pokud to není nutné pro provoz služby nebo pokud to nevyžaduje zákon.
Osobní údaje jsou uchovávány v zabezpečeném prostředí. Přístup do aplikace je chráněn uživatelskými účty a oprávněními.
Provozovatel služby přijímá technická a organizační opatření k ochraně údajů, zejména:
Doba uchování osobních údajů je určena správcem, tedy konkrétním SVJ nebo bytovým družstvem.
CalmBit s.r.o. uchovává osobní údaje po dobu trvání smluvního vztahu se správcem a následně pouze po dobu nutnou pro splnění právních, technických nebo smluvních povinností, například kvůli zálohám, vyúčtování nebo ochraně právních nároků.
Osoby, jejichž údaje jsou v aplikaci zpracovávány, mají podle GDPR zejména právo:
Se žádostmi týkajícími se údajů vedených v aplikaci je vhodné obracet se primárně na konkrétní SVJ nebo bytové družstvo, které údaje v systému spravuje.
Osobní údaje mohou být zpracovávány také technickými dodavateli, kteří se podílejí na provozu služby, například poskytovatelem serverové infrastruktury, e-mailových služeb nebo zálohování.
Tito dodavatelé jsou využíváni pouze v rozsahu potřebném pro provoz služby.
Osobní údaje nejsou běžně předávány mimo Evropskou unii. Pokud by k takovému předání mělo dojít, bude zajištěno v souladu s požadavky GDPR.
Webové stránky a aplikace Sousedomat mohou používat technické cookies nezbytné pro přihlášení, zabezpečení a správné fungování aplikace.
Pokud budou použity analytické nebo marketingové cookies, budou popsány samostatně a bude k nim vyžádán souhlas, pokud to právní předpisy vyžadují.
Sousedomat je provozován v zabezpečeném serverovém prostředí v rámci Evropské unie. Přístup do aplikace je chráněn uživatelskými účty a oprávněními podle role uživatele.
Data jsou pravidelně zálohována a k provozním datům mají přístup pouze pověřené osoby v rozsahu nezbytném pro technický provoz, údržbu a podporu služby.
Při provozu služby jsou používána přiměřená technická a organizační opatření, zejména řízení přístupů, zabezpečené připojení, zálohování, aktualizace systému a evidence důležitých provozních událostí.
Pokud se SVJ nebo bytové družstvo rozhodne službu Sousedomat přestat používat, umožníme mu export jeho dat v běžně použitelném formátu.
Po ukončení služby a uplynutí nezbytné technické nebo zákonné doby budou data ze systému odstraněna, pokud se se správcem údajů nedohodneme jinak.
Cílem je, aby SVJ nebo bytové družstvo mělo nad svými daty kontrolu a nebylo na službě Sousedomat technicky závislé.
V případě dotazů ke zpracování osobních údajů ve službě Sousedomat můžete kontaktovat:
CalmBit s.r.o.V případě dotazů ke konkrétním údajům vedeným o vlastnících, nájemnících nebo obyvatelích domu je vhodné obrátit se na příslušné SVJ nebo bytové družstvo.